Software certificado para facturación: obliga la nueva ley de Hacienda
¿Sin tiempo para leer?
Escucha este artículo
Si eres autónomo o PYME la agencia tributaria te obligará a utilizar software certificado de facturación electrónica en 2026.
Introducción
La digitalización ya no es una opción: desde 2025, Hacienda ha empezado a exigir el uso de software certificado para facturación. Esta transformación legal tiene como meta reforzar la lucha contra el fraude fiscal y garantizar una total trazabilidad de las operaciones. Si eres autónomo o pyme, adaptar tu sistema de facturación es crucial y urgente. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para estar al día y aprovechar esta transición.
1. ¿Por qué Hacienda exige el software certificado?
Dos leyes clave marcan el cambio:
- Ley Antifraude (11/2021): introdujo la obligación de usar programas que garanticen la integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación.
- Ley Crea y Crece (18/2022): impulsa la obligatoriedad de la factura electrónica en el ámbito empresarial, especialmente B2B, como parte del Plan de Recuperación y Resiliencia.
2. ¿Qué normativa técnica regula este nuevo escenario?
El marco regulador se concreta en:
- Real Decreto 1007/2023 (RRSIF): define los requisitos técnicos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), como integridad, registros de alta/anulación, códigos QR, firma electrónica, conservabilidad, trazabilidad y capacidad de comunicación con Hacienda.
- Orden HAC/1177/2024: profundiza en los detalles funcionales, formatos, firmas, QR y registro de eventos en los sistemas. Entró en vigor el 29 de octubre de 2024.
- Real Decreto 254/2025: establece el calendario de cumplimiento legal, diferenciando plazos entre sociedades y autónomos.
3. Plazos legales: ¿Quién tiene que adaptarse y cuándo?
| Contribuyente | Fecha límite de cumplimiento |
|---|---|
| Fabricantes/desarrolladores de software | 29 de julio de 2025 |
| Sociedades (IS) | 1 de enero de 2026 |
| Autónomos y otros obligados | 1 de julio de 2026 |
Además, desde 2026 se exigirá emitir factura electrónica homologada y con envío directo a Hacienda (Verifactu).
4. ¿Qué significa que el software esté certificado?
Un programa certificado por Hacienda debe cumplir, entre otros, estos requisitos clave:
- Integridad e inalterabilidad: ningún cambio es posible sin dejar registro.
- Trazabilidad y registro de eventos: debe registrar quién hace qué y cuándo.
- Registros de facturación “alta/anulación”: incluyendo datos fiscales, hash y sello de fecha/hora.
- Código QR + sello VERI*FACTU en la factura, para facilitar verificación y link con Hacienda.
- Comunicación con AEAT (Verifactu): capacidad de enviar los registros en tiempo real.
- Conservación segura por al menos 4 años, accesible para inspecciones o clientes.
- Interoperabilidad y consulta del estado: otros sistemas y usuarios deben poder consultar facturas y su estatus sin coste.
- Protección de datos confidenciales: separar datos fiscales de detalles estratégicos del negocio.
5. ¿Qué riesgos conlleva no cumplir?
- Fabricantes: multados si comercializan software no certificado (hasta decenas de miles de euros).
- Autónomos y pymes: pueden enfrentar sanciones si usan software manipulable o no homologado a partir de los plazos vigentes.
- Además, podrían sufrir problemas en inspecciones, pérdida de fiabilidad, dificultades en auditorías y confianza reducida de clientes.
6. ¿Qué opciones tienes para cumplir?
Tienes tres vías para adaptarte:
Opción 1: Usar un software privado ya certificado
Busca soluciones en el mercado adaptadas al Reglamento (SIF + Verifactu). Asegúrate de que:
- Emiten código QR, registros, conservan datos y comunican a Hacienda.
- Ofrecen registro de eventos e interoperabilidad.
- Mantienen acceso a facturas durante al menos 4 años.
Opción 2: Utilizar la app pública de Hacienda
Diseñada para autónomos con volumen bajo:
- Gratuita y diseñada para cumplir con los requisitos técnicos.
- Envía automáticamente los registros a Hacienda en tiempo real.
Opción 3: Desarrollar un sistema interno (on‑premise o en cloud) adaptado al RRSIF
Si tienes equipo técnico o volumen complejo, puedes crear un SIF propio, siempre que:
- Cumpla todos los requisitos legales referidos más arriba.
- Pase la certificación correspondiente.
7. Beneficios más allá del cumplimiento
Adaptarse a través de software certificado no solo evita sanciones, también aporta ventajas reales:
- Seguridad y confianza fiscal: sistemas robustos frente a inspecciones y auditorías.
- Transparencia y trazabilidad total: control claro de cada factura.
- Eficiencia digital: automatización de registro, envío y almacenaje.
- Mejor imagen: profesionaliza y agiliza tus procesos ante clientes y proveedores.
- Preparación futura: el entorno tributario avanza hacia una fiscalidad electrónica total.
Conclusión
Si eres autónomo o pyme, el software certificado para facturación deja de ser una opción y se convierte en obligación legal. Asegúrate de contar con una solución homologada —ya sea privada, pública o desarrollada internamente— antes de los plazos: 1 de julio de 2025 para fabricantes, 1 de enero de 2026 para sociedades y 1 de julio de 2026 para autónomos. Esta adaptación no solo mitiga riesgos, sino que también impulsa la eficiencia, transparencia y digitalización de tu negocio.