¿Puedo seguir facturando con Excel con la llegada de VeriFactu? (Análisis real de la consulta vinculante de Hacienda)
La Agencia Tributaria ha aclarado recientemente uno de los temas que más confusión generaba entre autónomos y pequeñas empresas: ¿será obligatorio abandonar Excel o Word cuando entre en vigor el sistema VeriFactu?
La respuesta corta es “no necesariamente”, pero con una condición importante:
solo si los usas como una máquina de escribir digital, sin fórmulas, automatizaciones ni bases de datos.
En este artículo analizamos qué dice exactamente la normativa, las consultas vinculantes más recientes (V0058-25 y V0850-25) y cómo te afecta en la práctica si eres autónomo o empresa que emite facturas.
🧩 1. El origen: el Real Decreto 1007/2023 y el Reglamento VeriFactu
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprobó el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (RSIF).
Este reglamento desarrolla el artículo 29.2.j) y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, incorporados por la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal.
Su objetivo es claro:
garantizar que los programas de facturación no permitan alterar, borrar o manipular registros, y que todas las facturas sean íntegras, trazables e inalterables.
En otras palabras, Hacienda no busca “digitalizar” la facturación, sino evitar la contabilidad B y asegurar que cualquier sistema usado para facturar cumpla con los principios de:
- Integridad
- Conservación
- Accesibilidad
- Legibilidad
- Trazabilidad
- Inalterabilidad
🧠 2. Qué es un “Sistema Informático de Facturación (SIF)”
El artículo 1.2 del Reglamento define un SIF como:
“El conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la admisión, conservación y procesamiento de información de facturación”.
Y aquí está la clave:
si tu forma de emitir facturas implica procesar, guardar o calcular datos de facturación, estás usando un sistema informático de facturación.
Y por tanto, te aplica el Reglamento VeriFactu.
📄 3. Qué dice la Consulta Vinculante V0058-25 (3 de febrero de 2025)
La Dirección General de Tributos (DGT) publicó la Consulta Vinculante V0058-25, que aclara cuándo una empresa o profesional debe adaptarse a VeriFactu.
Sus conclusiones principales:
-
Solo están obligados los que usen sistemas informáticos o electrónicos para emitir facturas.
Si emites facturas a mano, en papel o con máquina de escribir, no estás dentro del ámbito del reglamento. -
Usar Excel o Word puede considerarse uso de un sistema informático.
Aunque parezca manual, en cuanto introduces fórmulas, automatizaciones, sumatorios o reutilizas plantillas, se entiende que existe procesamiento informático de datos. -
Hacienda evaluará caso por caso.
Si el Excel solo sirve para escribir los datos de la factura y guardarlos como PDF, sin cálculos automáticos, podría considerarse fuera del reglamento.
Pero si existe cualquier automatización o almacenamiento estructurado, ya se considera un SIF.
🟡 En palabras de la propia DGT:
“Si se utilizan hojas de cálculo o procesadores de texto exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas, imprimirlas y conservar la información, el reglamento no resulta aplicable. Pero si se usan para automatizar procesos de facturación, sí”.
⚖️ 4. Consulta V0850-25 (20 de mayo de 2025): sanciones y plazos
Otra consulta clave, la V0850-25, aborda el régimen sancionador del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
Según la DGT:
- Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes y comercializadores de software deberán ofrecer productos adaptados completamente al Reglamento VeriFactu.
- Las empresas (IS) deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos (IRPF) y entidades en atribución de rentas, antes del 1 de julio de 2026.
El incumplimiento puede acarrear:
- 💸 Multa de 150.000 € por cada ejercicio y modalidad de software no conforme (fabricantes).
- 💸 Multa de 50.000 € por cada ejercicio para usuarios que mantengan sistemas sin certificar o alteren los certificados.
Y además, cualquier sistema que permita borrar o alterar facturas sin dejar rastro se considera infracción grave.
🧮 5. Entonces… ¿puedo facturar con Excel?
Depende cómo lo uses.
| Tipo de uso | ¿Se considera SIF? | ¿Obligado a VeriFactu? |
|---|---|---|
| Escribes los datos manualmente (sin fórmulas, sin macros, sin automatización) | ❌ No | ❌ No |
| Tienes fórmulas de IVA, sumatorios o referencias a otras celdas | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Generas automáticamente PDFs o numeración de facturas | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Guardas facturas en carpetas organizadas desde Excel o base de datos | ✅ Sí | ✅ Sí |
👉 En resumen:
si tu Excel hace algo más que servir de plantilla “en blanco”, es un sistema informático de facturación.
Y por tanto, debe cumplir con:
- Generación de hash (huella digital) encadenada
- Bloqueo de edición tras emisión
- Registro de anulaciones sin pérdida de trazabilidad
- Exportación legible y acceso inmediato ante inspección
Todo lo que ningún Excel ni Word puede garantizar sin romper la normativa.
🧰 6. Qué puede exigir Hacienda
La AEAT podrá:
- Requerir copia de los registros de facturación.
- Personarse en el lugar donde se usa el sistema informático.
- Exigir acceso inmediato a los datos y su trazabilidad.
El Reglamento (art. 14 RSIF) y la Orden HAC/1177/2024 detallan que los sistemas deben permitir exportación legible, seguimiento de la cadena hash y recuperación completa de registros.
Excel no cumple ninguno de esos puntos de forma nativa.
📅 7. Calendario de aplicación VeriFactu
| Tipo de contribuyente | Fecha límite adaptación |
|---|---|
| Empresas (IS) | 1 de enero de 2026 |
| Autónomos (IRPF) | 1 de julio de 2026 |
| Fabricantes de software | 29 de julio de 2025 |
Desde esas fechas, todas las facturas emitidas con un sistema informático deben cumplir con el Reglamento y la Orden HAC/1177/2024.
🚫 8. Riesgo de confiar en soluciones no certificadas
La Consulta V0850-25 aclara que la sanción no depende solo de la intención, sino del uso o tenencia de sistemas no conformes.
Ejemplo:
Si un autónomo usa una plantilla de Excel con fórmulas automáticas de IVA y numeración de facturas, técnicamente ya está utilizando un sistema que “procesa” información de facturación.
Si no garantiza trazabilidad, podría considerarse incumplimiento del art. 29.2.j) LGT.
El riesgo no es inmediato, pero llegará cuando Hacienda requiera los registros o realice una comprobación.
Y en ese momento, no bastará con enseñar PDFs.
💡 9. Por qué usar un software conforme (y español)
El espíritu de VeriFactu no es prohibir Excel, sino asegurar que todo software de facturación cumpla estándares de integridad.
Un software conforme:
- Genera hash (huella digital) por cada registro de facturación.
- Encadena cada factura a la anterior.
- Impide editar una factura ya emitida.
- Permite emitir facturas rectificativas y anular correctamente.
- Exporta registros de forma legible.
- Está preparado para enviar datos en tiempo real a la AEAT (si el usuario lo desea).
Y además, evita los riesgos de sanción y pérdida de trazabilidad que tendrá cualquier sistema manual.
⚙️ 10. Qué pasa si facturas poco o de forma puntual
Si eres un profesional que emite unas pocas facturas al año (por ejemplo, un artista o artesano que hace encargos puntuales), la DGT reconoce que puedes seguir usando métodos manuales sin problema.
Pero si emites de forma recurrente, haces declaraciones trimestrales o guardas clientes, lo lógico es profesionalizar tu facturación y cumplir desde el primer día.
El uso de un sistema conforme no solo te protege: te ahorra tiempo, errores y estrés fiscal.
✅ 11. Conclusión: Excel puede valer... pero casi nunca
Hacienda no ha “liberado” a los autónomos de VeriFactu, solo ha aclarado que quien facture como en los años 90 no está obligado a adaptarse.
Pero en la práctica, el 95 % de los autónomos y pymes sí usan herramientas informáticas reales.
Por tanto:
Si usas Excel, Word, Holded, Quipu o cualquier otro software que procese datos de facturación, debes adaptarte antes de julio de 2026.
Cumplir no tiene por qué ser un dolor de cabeza.
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📚 Fuentes y referencias
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE 6-12-2023).
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (BOE 28-10-2024).
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril.
- Consulta Vinculante DGT V0058-25, de 3 de febrero de 2025.
- Consulta Vinculante DGT V0850-25, de 20 de mayo de 2025.
- Artículos 29.2.j) y 201 bis de la Ley 58/2003, General Tributaria.
- Artículo informativo “VeriFactu: empresas y autónomos podrán facturar en Excel”, La Razón, 12-10-2025.