FacturaE para autónomos y pymes: guía completa para emitir facturas electrónicas en España
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FacturaE para autónomos y pymes: guía completa para emitir facturas electrónicas en España
La FacturaE es el formato oficial de factura electrónica en España. Desde hace años es obligatoria para facturar a la Administración Pública, y con la llegada de VeriFactu y la nueva Ley Crea y Crece, su uso será cada vez más habitual también entre autónomos y pymes.
En esta guía aprenderás qué es, cómo funciona, cuándo es obligatoria y cómo emitirla fácilmente sin complicaciones técnicas.
1. ¿Qué es la FacturaE?
La FacturaE es un formato electrónico de factura definido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Características principales:
- Formato XML estandarizado.
- Contiene la misma información que una factura en papel, pero estructurada de forma digital.
- Incluye firma electrónica avanzada para garantizar autenticidad e integridad.
- Se puede generar y enviar de forma automática desde un software compatible.
💡 Dato clave: Aunque coloquialmente se hable de “FacturaE PDF”, el formato oficial es un archivo .xml, aunque se puede acompañar de una representación visual en PDF.
2. ¿Cuándo es obligatoria la FacturaE?
Actualmente, la FacturaE es obligatoria en estos casos:
- Facturación a la Administración Pública (Ley 25/2013): cualquier proveedor debe presentar la factura electrónica a través de un Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe, eFACT, etc.).
- Contratos públicos de cualquier importe.
- Subvenciones y ayudas públicas: en la mayoría de casos también requieren presentación en FacturaE.
Con la Ley Crea y Crece:
- A partir de 2025-2026, la factura electrónica será obligatoria entre empresas y autónomos para todas las operaciones B2B, aunque no siempre será en formato FacturaE, pero este ganará protagonismo como estándar interoperable.
3. Estructura de una FacturaE
Una FacturaE contiene:
- Datos del emisor (autónomo o empresa).
- Datos del receptor (empresa, Administración Pública o cliente).
- Conceptos facturados (descripción, unidades, precio, impuestos).
- Impuestos aplicados (IVA, IRPF si procede).
- Fecha y número de factura.
- Firma electrónica (certificado digital reconocido).
📄 Ejemplo: Un archivo FacturaE puede verse como un bloque de datos XML con etiquetas <Factura>, <Emisor>, <Receptor>, <Conceptos>, etc.
4. Cómo generar una FacturaE paso a paso
Opción 1: Herramientas gratuitas del Gobierno
- Facturae 4.0.3: programa oficial para Windows y Mac.
- Descarga en portal oficial.
- Permite crear el XML y firmarlo con tu certificado digital.
- Envío manual al punto FACe.
Inconvenientes: Interfaz poco intuitiva, proceso manual, no ideal si emites muchas facturas.
Opción 2: Software de facturación como Factibo
Ventajas:
- Generación automática del archivo FacturaE a partir de tu factura normal.
- Firma digital incluida (con certificado propio o integrado).
- Envío directo a FACe o plataforma correspondiente.
- Compatible con VeriFactu y otros formatos como FacturaE y FacturaE-Simplificada.
💡 Ejemplo en Factibo: Creas tu factura como siempre → pulsas “Exportar a FacturaE” → el sistema genera el XML y lo envía.
5. Cómo enviar una FacturaE a la Administración Pública
- Genera el archivo XML FacturaE con tu software o el programa oficial.
- Accede al punto general de entrada que corresponda:
- FACe (Administración General del Estado).
- eFACT (Cataluña).
- Otros portales autonómicos o municipales.
- Firma y presenta la factura: necesitarás un certificado digital válido.
- Guarda el justificante de presentación.
6. Certificado digital y firma en FacturaE
Para que una FacturaE sea válida, debe incluir firma electrónica avanzada:
- Certificado FNMT, DNIe o certificado de empresa emitido por una autoridad de certificación reconocida.
- En programas como Factibo, el certificado puede estar integrado y la firma se realiza automáticamente.
7. Ventajas de usar FacturaE
- Cumplimiento legal: evitas rechazos y sanciones.
- Rapidez: envío en segundos, sin trámites presenciales.
- Seguridad: firma electrónica y validación de integridad.
- Trazabilidad: siempre sabrás si tu factura fue recibida y aceptada.
- Digitalización: adiós al papel, bienvenida la eficiencia.
8. Errores comunes al generar FacturaE
- Datos fiscales incorrectos (NIF, razón social).
- Número de factura duplicado.
- Certificado digital caducado.
- IVA mal calculado o tipo impositivo incorrecto.
- No cumplir con la numeración correlativa.
💡 Consejo: Antes de enviar, valida el XML en el validador oficial de FacturaE para evitar rechazos.
9. Futuro de la FacturaE con VeriFactu y la Ley Crea y Crece
La tendencia es clara:
- Más interoperabilidad entre sistemas privados y públicos.
- Integración de FacturaE como formato estándar B2B.
- Mayor control fiscal y trazabilidad en tiempo real.
Factibo ya está preparado para esta transición, permitiéndote emitir facturas en formatos estándar y compatibles con la normativa futura.
Conclusión
La FacturaE ha pasado de ser una obligación para facturar a la Administración a convertirse en una herramienta clave para digitalizar tu negocio. Adoptarla ahora no solo te asegura cumplir con la ley, sino que te prepara para el futuro de la facturación electrónica en España.
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