Cómo prepararse para la facturación electrónica obligatoria en 2026 si eres autónomo: pasos clave, calendario y checklist completo (RD 1007/2023 y VeriFactu)
📑 Contenido de la guía
- Introducción
- Qué cambia para los autónomos en 2026
- Calendario oficial de implantación
- Principios técnicos que exige el RD 1007/2023
- VeriFactu y sistema estándar: qué modalidad elegir
- Cómo prepararte paso a paso
- Paso 1. Evalúa tu sistema de facturación actual
- Paso 2. Elige software certificado adaptado al RD 1007/2023
- Paso 3. Configura correctamente tus datos fiscales
- Paso 4. Emite tus primeras facturas electrónicas
- Paso 5. Integra tu facturación con la gestión del IVA
- Paso 6. Establece una rutina digital de control
- Errores frecuentes entre los autónomos (y cómo evitarlos)
- Checklist final para llegar preparado a julio de 2026
- Conclusión: adaptarse a tiempo es la clave
- Prueba Factibo gratis y cumple con el RD 1007/2023
Introducción
Si trabajas como autónomo en España, el 1 de julio de 2026 marcará un antes y un después en tu forma de facturar. Ese día entrará en vigor la facturación electrónica obligatoria establecida por la Ley Antifraude 2021 y el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos de los programas de facturación.
A partir de entonces, ya no podrás emitir facturas en Word, Excel o PDF simples: tendrás que utilizar un software certificado capaz de generar facturas electrónicas en formato estructurado, con código QR, hash encadenado y conexión con la Agencia Tributaria (modalidad VeriFactu o estándar).
El objetivo es claro: aumentar la transparencia, reducir el fraude y modernizar la gestión fiscal de autónomos y pymes.
Pero más allá de la teoría, la pregunta clave es:
👉 ¿Qué tienes que hacer tú, como autónomo, para llegar preparado y sin sanciones?
Esta guía te lo explica paso a paso, con un enfoque práctico, ejemplos reales y una checklist final para asegurarte de que cumples el RD 1007/2023 sin complicaciones.
Qué cambia para los autónomos en 2026
Hasta ahora, los autónomos podían emitir facturas en cualquier formato siempre que cumplieran los datos mínimos obligatorios. Sin embargo, desde julio de 2026, solo serán válidas las facturas emitidas mediante software certificado conforme al RD 1007/2023.
Esto implica:
- ✅ Uso obligatorio de software homologado
- ✅ Facturas electrónicas estructuradas (Formato FacturaE)
- ✅ Inclusión de código QR visible
- ✅ Generación automática de hash encadenado
- ✅ Prohibición de modificar o eliminar facturas
- ✅ Conservación durante al menos 4 años
Cualquier factura que no cumpla estos requisitos no tendrá validez legal ni fiscal.
Por qué llega este cambio
La Ley Antifraude 2021 (Ley 11/2021) y el RD 1007/2023 surgen para combatir la economía sumergida y el uso de software de doble uso, es decir, programas que permiten ocultar ingresos o llevar contabilidades paralelas.
Con el nuevo sistema, cada factura queda registrada de forma íntegra e inalterable, garantizando la trazabilidad completa de las operaciones.
A quién afecta exactamente
La obligación alcanza a todos los autónomos y profesionales que desarrollen actividades económicas sujetas a IVA o IRPF.
Da igual si emites 10 facturas al año o 1.000, si trabajas solo o con empleados, si prestas servicios o vendes productos.
🔸 Si emites facturas → estás obligado a usar software certificado.
🔸 Si además eliges modalidad VeriFactu → tus facturas se enviarán automáticamente a Hacienda.
Calendario oficial de implantación
Según el proyecto de Real Decreto 254/2025, el calendario previsto es:
- 🏢 Empresas (IS): 1 de enero de 2026
- 👨💼 Autónomos (IRPF): 1 de julio de 2026
No hay exenciones ni prórrogas previstas. Desde esas fechas, emitir facturas sin cumplir la normativa supondrá sanciones y pérdida de validez legal.
Principios técnicos que exige el RD 1007/2023
El reglamento define un conjunto de requisitos conocidos como principios ICALTI, que garantizan que cada factura sea íntegra, legible y trazable.
El sistema ICALTI explicado
- I – Integridad → las facturas no pueden modificarse sin dejar rastro
- C – Conservación → deben guardarse durante 4 años
- A – Accesibilidad → Hacienda puede acceder a ellas si lo solicita
- L – Legibilidad → deben estar en formato electrónico legible
- T – Trazabilidad → registro completo de emisión
- I – Inalterabilidad → encadenamiento de facturas mediante hash
Estos principios aseguran que el sistema sea invulnerable al fraude o manipulación.
Código QR obligatorio
Cada factura deberá incluir un código QR visible, que permitirá al receptor y a la AEAT verificar:
- Número y fecha
- NIF del emisor y receptor
- Importe total
- Hash de la factura
- Enlace de verificación
El QR es un mecanismo de control rápido y obligatorio.
Hash encadenado
Cada factura incluirá una firma digital que conecta su hash con el de la factura anterior.
Si se intenta borrar o modificar una, se rompe la cadena y el sistema lo detecta.
Ejemplo simplificado:
Factura 001 → hash A
Factura 002 → hash de A + datos = B
Factura 003 → hash de B + datos = C
Si eliminas la 002, la 003 deja de ser válida.
VeriFactu y sistema estándar: qué modalidad elegir
El RD 1007/2023 ofrece dos modalidades legales:
🔹 Sistema estándar
- Cumple ICALTI
- No envía las facturas automáticamente a la AEAT
- El autónomo conserva las facturas en su software
- Ideal para quienes priorizan privacidad
🔸 Sistema VeriFactu
- Cumple ICALTI
- Envía cada factura automáticamente a la AEAT
- Ofrece máxima transparencia y control
- Puede facilitar inspecciones o borradores de IVA
✅ Ambas modalidades son válidas.
La elección depende de tu volumen de facturación, perfil profesional y preferencia de control fiscal.
Cómo prepararte paso a paso
A continuación, los 6 pasos clave para adaptarte sin errores:
Paso 1. Evalúa tu sistema de facturación actual
Antes de elegir software nuevo, responde:
- ¿Facturas con Word o Excel? → ❌ Debes migrar
- ¿Tu programa genera QR y hash encadenado?
- ¿Registra trazabilidad y autoría?
- ¿Permite emitir rectificativas?
- ¿Tiene opción de copia de seguridad?
Si respondes “no” a alguna, no cumples el RD 1007/2023.
🧭 Diagnóstico rápido:
- Word/Excel → cambio obligatorio
- Software antiguo → consultar si se actualizará
- Software gratuito → revisar si será certificado
Paso 2. Elige software certificado adaptado al RD 1007/2023
Tu herramienta debe garantizar:
✅ ICALTI
✅ Hash encadenado
✅ QR visible
✅ Registro de eventos
✅ Conservación 4 años
✅ Exportación compatible AEAT
✅ Rectificativas automáticas
Opciones disponibles
-
Software gratuito AEAT (previsto)
- Gratuito, pero limitado
- Sin funciones avanzadas
-
Software contable genérico (SAP, A3, etc.)
- Potente, pero complejo y caro
-
Software SaaS especializado para autónomos (como Factibo)
- Cumple RD 1007/2023
- Modalidad estándar o VeriFactu
- Interfaz intuitiva
- Actualizaciones automáticas
- Soporte en español
💡 Factibo es la opción ideal si quieres cumplir la ley sin complicaciones ni curvas de aprendizaje técnicas.
Paso 3. Configura correctamente tus datos fiscales
Errores en la configuración pueden invalidar facturas.
Verifica:
- NIF y nombre fiscal
- Epígrafe IAE
- Régimen de IVA (general, exento, recargo)
- Retención IRPF (15 % o 7 %)
- Domicilio fiscal
- Serie de facturas
- Modalidad elegida (estándar o VeriFactu)
🔍 Consejo: revisa con tu gestoría los datos antes de emitir la primera factura real.
Paso 4. Emite tus primeras facturas electrónicas
Haz pruebas antes de 2026:
- Crea un cliente ficticio
- Emite factura de prueba
- Comprueba:
- Numeración y fecha
- IVA e IRPF aplicados
- QR funcional
- Hash encadenado correcto
- Descarga PDF visual
- Guarda el XML (FacturaE)
En Factibo, estas validaciones son automáticas y visibles en el panel.
Paso 5. Integra tu facturación con la gestión del IVA
El gran beneficio del software certificado es la automatización fiscal:
- 💡 IVA repercutido y soportado calculado automáticamente
- 📈 Informe listo para Modelo 303
- 📤 Exportación directa o acceso gestoría
- 🧾 Libro registro actualizado en tiempo real
Ejemplo:
- Facturas emitidas: 10 000 € + 2 100 € IVA
- Gastos deducibles: 3 000 € + 630 € IVA
→ IVA a ingresar: 1 470 €
Paso 6. Establece una rutina digital de control
La clave para no perder el hilo:
📆 Diariamente: emite y valida cada factura
📬 Semanalmente: revisa cobros y pagos
📊 Mensualmente: analiza ingresos y gastos
🧾 Trimestralmente: genera informe IVA y revisa con tu gestoría
🗄️ Anualmente: conserva copias seguras (mínimo 4 años)
Errores frecuentes entre los autónomos (y cómo evitarlos)
❌ Esperar a 2026 para empezar
→ Empieza ya: evita estrés y errores
❌ Usar PDFs sin estructura electrónica
→ Solo FacturaE es válido legalmente
❌ Pensar que VeriFactu es obligatorio
→ Es voluntario, la modalidad estándar también cumple
❌ Configurar mal los datos fiscales
→ Un NIF erróneo invalida la factura
❌ No emitir facturas rectificativas
→ Borrar o sustituir está prohibido
❌ No hacer copias de seguridad
→ Obligación legal de conservar registros 4 años
Checklist final para llegar preparado a julio de 2026
🔍 Conocimiento
- Entiendo el RD 1007/2023
- Conozco la fecha: 1 julio 2026
- Distingo entre sistema estándar y VeriFactu
⚙️ Software
- He elegido software certificado
- Genera QR y hash encadenado
- Permite emitir rectificativas
- Exporta datos para Hacienda
🧾 Configuración
- Datos fiscales revisados
- Serie de facturas configurada
- Régimen de IVA correcto
- Modalidad seleccionada
🚀 Operativa
- He emitido facturas de prueba
- QR y hash verificados
- IVA automático activo
- Backups garantizados
Conclusión: adaptarse a tiempo es la clave
El 1 de julio de 2026 marcará el inicio de la facturación electrónica obligatoria para todos los autónomos españoles.
Este cambio no es opcional ni simbólico: afectará a la validez de tus facturas, al control fiscal y a la relación con tus clientes.
La buena noticia es que prepararte no es complicado si actúas con tiempo:
- Evalúa tu sistema actual
- Elige un software certificado
- Configura correctamente tus datos
- Practica antes de la fecha límite
- Automatiza tu rutina fiscal
Cumplir el RD 1007/2023 no solo te evitará sanciones: te permitirá profesionalizar tu negocio, reducir errores y ganar control financiero.
Prueba Factibo gratis y cumple con el RD 1007/2023
Factibo es el software diseñado para que los autónomos cumplan con la normativa de 2026 sin complicaciones:
✅ Adaptado al RD 1007/2023
✅ Modalidad estándar o VeriFactu
✅ Código QR y hash encadenado
✅ Informes IVA automáticos
✅ Acceso para gestorías
✅ Soporte humano y en español
👉 Empieza gratis con Factibo y llega preparado al futuro de la facturación electrónica.